データフォルダの整理
効率的な作業環境を整えるために、非物理的な片付け、特にデータフォルダの整理は重要です。以下に、その整理方法を3つのステップに分けて詳細に説明します。
1. データの削除
まず最初に行うべきは、不要なデータの削除です。データを削除する際には、現在の仕事や将来の仕事に必要なデータかどうかを判断しましょう。例えば、過去のプロジェクトで使用した一時的なデータや、もう読まないであろう古いメールなどは削除してしまいましょう。また、データの重複もチェックしましょう。同じ内容のファイルが複数存在する場合、それらは1つにまとめ、残りは削除することで、データの管理が容易になります。
2. データの整理
次に、残ったデータの整理を行います。整理する際には、データを「記録」や「実績・参考資料」などのカテゴリに分類しましょう。このカテゴリは個々の作業内容や業務の性質によって変わるかもしれませんが、一般的な分類としては「プロジェクト」「年度」「部署」などが考えられます。
カテゴリごとにフォルダを作成し、関連するデータをその中に整理します。これにより、必要な情報をすぐに見つけられるようになります。
“ファイルを整理する時間がないという人は、必要なファイルを探す時間があまりにも多いからだ。”
– ロバート・オーデン
3. デスクトップの整理
最後に、デスクトップの整理を行います。デスクトップには、現在進行中のデータだけを置くようにしましょう。これには、未読のレポート、当日まとめるプレゼンテーション、未処理の請求書などが含まれます。これにより、デスクトップがすっきりし、作業効率が向上します。また、デスクトップに置かれたデータは「現在アクティブに取り組んでいるタスク」を示すため、作業の優先順位を自然と認識することができます。
以上、非物理的な片付け、特にデータフォルダの整理方法について解説しました。これらのステップを実行することで、より効率的なデータ管理が可能になり、作業生産性の向上に繋がります。
後藤穂高 / Hodaka Goto
元AOL日本、Netscape日本、ICQの社長である私の親の指導の下でキャリアを開始。
戦略的コンサルティング、法務、情報システム、システム開発を経験。
メディア、法律、テクノロジー、広告セクター。
マレーシアに拠点を置き、顧客組織のエグゼクティブに対して効果的なリスク軽減とビジネスプロセス改善計画について提案。
慶應義塾大学法科大学院卒業、上智大学法学部国際関係法学科卒業（成績優秀により3年間で早期卒業）
主なスキル：
企業関連の法務 | グローバル法務 | 業務改善 | コンサルティング | リスク管理 | 契約 | 自動化 | 法的サービス | KPI設計 | 上場準備 | プロジェクト管理 | 株主対応 | Google Workspace | Microsoft Office | SaaS | ERPシステム | CRMシステム
